Op deze pagina delen wij inzichten en achtergrondinformatie over sociale veiligheid, (on)gewenst gedrag en integriteit op de werkvloer. De artikelen bieden duiding en praktische uitleg bij thema's die binnen organisaties spelen. 

Wat doet een externe vertrouwenspersoon precies?

De rol van een externe vertrouwenspersoon roept regelmatig vragen op. Wat doet een vertrouwenspersoon precies, wanneer kan iemand contact opnemen en wat gebeurt er met een melding? In dit artikel leggen wij uit wat de rol van een externe vertrouwenspersoon inhoudt en wat medewerkers en organisaties wel en niet mogen verwachten.

Wat is een externe vertrouwenspersoon?

Een externe vertrouwenspersoon is een onafhankelijke professional bij wie medewerkers terechtkunnen wanneer zij te maken krijgen met ongewenst gedrag, integriteitskwesties of andere situaties die zij als onveilig of grensoverschrijdend ervaren. Omdat de vertrouwenspersoon extern is, staat deze los van de organisatie en heeft hij of zij geen hiërarchische of zakelijke relatie met medewerkers. Deze onafhankelijkheid draagt bij aan een veilige setting waarin medewerkers hun verhaal kunnen delen, zonder angst voor gevolgen binnen de organisatie.

Wanneer kan een medewerker contact opnemen?

Een medewerker kan contact opnemen met een externe vertrouwenspersoon bij uiteenlopende situaties, zoals:

• ongewenst gedrag, bijvoorbeeld pesten, intimidatie of discriminatie

• integriteitskwesties

• twijfels over wat wel en niet acceptabel is

• gevoelens van onveiligheid op de werkvloer

• situaties waarbij iemand behoefte heeft aan een vertrouwelijk gesprek

Het is niet nodig dat er sprake is van een formele melding of een vaststaand incident. Ook bij twijfel of vragen kan een medewerker terecht bij de vertrouwenspersoon.

Wat doet een externe vertrouwenspersoon?

De externe vertrouwenspersoon vervult meerdere rollen, waaronder:

• het bieden van een luisterend oor in een vertrouwelijk gesprek

• het helpen ordenen van gedachten en gevoelens

• het bespreken van mogelijke vervolgstappen

• het ondersteunen bij het maken van eigen keuzes

• het geven van informatie over procedures en mogelijkheden

De vertrouwenspersoon denkt mee, maar neemt geen beslissingen over van de medewerker.

Wat doet een externe vertrouwenspersoon niet?

Het is belangrijk om ook duidelijk te zijn over wat een vertrouwenspersoon níet doet:

• geen onderzoek uitvoeren

• geen oordeel vellen over de situatie

• geen beslissingen nemen namens de medewerker

• geen meldingen doen zonder toestemming van de medewerker

De regie ligt altijd bij de medewerker zelf.

Hoe verloopt een gesprek?

Een gesprek met een externe vertrouwenspersoon vindt plaats in een veilige en vertrouwelijke setting. De medewerker bepaalt wat hij of zij wil delen en in welk tempo. Samen wordt gekeken naar wat de medewerker nodig heeft en welke stappen eventueel passend zijn.

Soms is één gesprek voldoende. In andere gevallen zijn meerdere gesprekken wenselijk. Dit gebeurt altijd in overleg met de medewerker.

Wat betekent dit voor organisaties?

Voor organisaties biedt de inzet van een externe vertrouwenspersoon:

• een laagdrempelige en onafhankelijke voorziening voor medewerkers

• vroegtijdige signalering van knelpunten op het gebied van sociale veiligheid

• ondersteuning bij preventie en cultuur

• duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden

Door tijdig aandacht te hebben voor signalen kan escalatie worden voorkomen en wordt bijgedragen aan een gezonde en veilige werkcultuur.

Tot slot